Анна, 2021-09-23
Зовнішньоекономічна діяльність – це не тільки міжнародні правила торгівлі, отримання чи оплата валютою, знання міжнародної економіки та логістики, а й правильне документальне оформлення і супроводження вантажу.
Якщо прийнято рішення працювати з міжнародними контрагентами, треба бути готовим до операцій експорта – імпорта та розумітися на тонкощах – що таке інвойс, які його види та функції та вміти правильно його заповнювати. Його оформлення – обов’язок експортера, тому правильність складання цілком впливає на швидку та чітку доставку товару.
Інвойс – це первинний документ у міжнародній торгівлі, який супроводжує вантаж на всьому шляху закордон. Його створює продавець та надсилає покупцю водночас з вантажем, оскільки без цього документа жоден перевізник не буде транспортувати товар.
Загалом, інвойс – це більш узагальнююче поняття документа, що надається для оплати експортером імпортеру, слово дослівно можна перекласти українською - рахунок, рахунок на оплату, рахунок-фактура, але це не буде аналогом, оскільки підписання інвойсу вже створює зобов’язання щодо надсилання, отримання та сплати за товар. Є два види інвойсів:
комерційний інвойс (commercial invoice)- саме на основі цього документа відбувається оплата;
проформа-інвойс – це попередній інвойс, існує для узгодження ціни, обсягу поставки тощо і тільки після його затвердження складається комерційний інвойс.
«Проформа», якщо перекладати дослівно, означає «заради форми», тобто це рахунок, виставлений покупцю «формально», як документальне оформлення усних домовленостей, або оголошення ціни, обсягів поставки товару чи послуг. Його складання не створює жодних зобов’язань щодо оплати чи отримання товару. Водночас, створення проформи-інвойс є договором, обов’язковим до виконання, але ціна та обсяги можуть відрізнятись від початкових та можуть коригуватися до остаточного варіанта. Це своєрідна «чорнетка», на основі якої обидві сторони документують умови майбутньої угоди або вартість/деталі продукту та погоджуються з ними.
Проформу-інвойс складають на вантаж, що частково сплачений, надсилається як гуманітарна допомога чи зразки продукції.
Гарний варіант використання рахунків-проформ, хоч трохи і не з міжнародної торгівлі, підійде для постачальників послуг або самозайнятих осіб – скласти орієнтовні рахунки доходів та витрат на певний період часу. Приблизний обсяг доходів і витрат, їх співвідношення – ось і готовий запланований бюджет. Це, можливо, трохи не традиційне використання форми первинного документа, але кожен підприємець може їм користуватися, якщо зручно.
Рахунок-проформа, за загальноприйнятими міжнародними правилами, є товаросупровідним документом, тобто якщо ви надсилаєте безкоштовні зразки продукції, для контролюючих органів (в цьому випадку – митниці) повинен бути документ, що містить інформацію про постачальника, отримувача, обсяги продукції, її заявлену вартість тощо.
Наприклад, ви маєте на меті перевезти через кордон товар без комерційного рахунку – подарунок, зразки продукції для участі у міжнародній виставці чи для комерційної пропозиції або в разі заміни пошкодженого товару за гарантійними умовами, все одно на митниці може знадобитися проформа для визначення вартості вантажу, не зважаючи, що на більшості митниць необхідним є заповнення спеціальних форм декларацій, в яких зазначається ця інформація, краще заздалегідь потурбуватися та підготувати документ для уникнення непорозумінь з органами митної служби.
Перш ніж відправляти товар покупцю необхідно роздрукувати 6 екземплярів комерційного інвойсу – 1 оригінал та 5 копій. На оригіналі проставляється підпис відправника і таки інвойс вже вважається в роботі. Перший примірник документа вкладається безпосередньо в посилку, другий примірник їде з вантажем і товаро-транспортною накладною (зазвичай у спеціальній прозорій кишені, прикріпленої до вантажу), по одному примірнику для кожного контрагентам, ще два зразки залишаються у перевізника.
Якщо під час оформлення документа була допущена помилка, то виправляється вона за загальноприйнятими правилами виправлення – за згоди усіх учасників договору шляхом закреслення, написання поряд правильної інформації та засвідченням підписами відповідальних осіб за здійснення господарської операції та датами виправлення. У разі неможливості виправлення шляхом закреслення – створення нового варіанта документа та своєчасної заміни.
Але необхідно пам’ятати, що виправлення допускаються лише до поставлення підпису. Для зручності та оперативності в роботі можна підготувати чернетку комерційного інвойсу та надіслати засобами електронного зв’язку – це прискорить правильне оформлення документів при отримання міжнародного вантажу та, відповідно, оплати за нього. Не потрібно забувати і про зберігання документів, згідно наказу № 578/5 від 12.04.2012, затвердженого Міністерством юстиції України, інвойс – це перш за все первинний документ, і на нього розповсюджуються загальні правила зберігання бухгалтерських та інших документів.
Рахунок-проформа використовується для будь-якого виду перевезення – залізничним, морським, авіа- чи автотранспортом. Надається контролюючим органам для визначення загальної вартості вантажу, тому, відповідно, основним реквізитом, що повинен бути – ціна та загальна вартість вантажу, що перевозиться. Також обов’язково повинно бути вказано:
Номер транспортної накладної та дату її складання;
повне найменування та адресні дані підприємства-експортера та підприємства-імпортера;
В опису кожної товарної позиції необхідно зазначити такі реквізити:
назва, кількість товару;
одиницю вимірювання товарів;
номери експортних документів (зовнішньоекономічний договір або замовлення);
область застосування товару (якщо товар має такі характеристики);
серійні номери (якщо товар має такі характеристики);
номер зі списку УКТЗЕД (Український класифікатор товарів зовнішньоекономічної діяльності);
матеріал, з якого зроблений товар;
вид упаковки;
підсумкова сума;
умови постачання згідно міжнародних правил INKOTERMS-2010.
Товар повинен мати детальний опис без скорочень. Якщо це техніка, то повинні бути технічні характеристики, заводський чи серійний номери, якщо одяг – розмірний ряд та склад тканини, якщо продукти харчування – склад, сертифікати якості від виробника тощо.
Якщо вам знадобилось складати проформу-інвойс, то, напевно, міжнародна економічна діяльність вже не викликає великого остраху. Але перш за все, необхідно визначитися, якою мовою повинні бути складені документи. За чинним законодавством - українською, для іноземного контрагента - краще англійською, і, водночас, мати копію українською, якщо на митницю спитають про копію державною мовою. Якщо контрагент зі східних країн – країн СНД, не буде зайвим продублювати інвойс російською.
У деяких ситуаціях пропозицію ціни або кошторис робіт можна представити у формі проформ - інвойсів. Такий варіант буде зручним для представлення - лаконічність та дотримання основних необхідних вимог цінової пропозиції. У комерційній пропозиції необхідно зазначити контактні дані, обсяги, ціну та загальну вартість запропонованого товару, можливу дату постачання – все це є у рахунку -проформі, але без зайвої інформації. В той же час прийняття позитивного рішення по пропозиції документ є міжнародним договором та допомагає уникнути зайвого документообігу та економити дорогоцінний час підприємців.
Робота з інвойсами та міжнародна підприємницька діяльність є складною та заплутаною лише на перший погляд. Якщо спочатку набратися терпіння та часу, то потім це стане повсякденною звичною практикою, яка принесе бажаний результат. Тож, якщо у вас є можливість працювати на експорт, обов’язково не бійтесь та пробуйте.