Рахунок-фактура для ФОП без ПДВ: деталі заповнення

Усі суб’єкти господарської діяльності у той чи інший момент свого підприємства створює рахунок-фактуру для подання контрагенту для подальшої оплати за товари, роботи або послуги.

Для створення коректного документа, який буде забезпечувати усі потреби бізнес-партнерів, необхідно не забувати про правила оформлення документів, в тому числі бухгалтерських та повноти заповнення усіх обов’язкових та допоміжних реквізитів.

Рахунок-фактура для ФОП – реквізити

Рахунок-фактура — це документ, який складається з метою подання контрагенту для оплати товарів, робіт або послуг, але він не обов’язково є бухгалтерським документом, адже його складання не є фактом здійснення господарської операції. Безумовно, є певний перелік реквізитів, без яких рахунок не буде відповідати вимогам його створення:

• Номер та дата документа — ці реквізити допоможуть орієнтуватися перш за все постачальнику, коли та за якою ціною був виставлений рахунок та можливо зарезервований товар, а для покупця, у разі його оплати, можливість чітко контролювати терміни оплати, тощо;
• Назва контрагентів, їх контактні дані (юридична адреса, адреса постачання, телефон для зв’язку) — оперативність вирішення поточних питань – це запорука успішного бізнесу, тому не зайвим буде вказати усі можливі засоби зв’язку, включаючи електронну пошту та сайт;
• Реєстраційні дані, а саме унікальний код ЄДРПОУ або/та ІПН — один з головних реквізитів, який використовується при безпосередньому переказі коштів. Додатково можна перед оплатою, якщо контрагент сумнівний або співпраця відбувається вперше, перевірити надійність такого постачальника через відкриті джерела та державні реєстри;
• Найменування товару чи послуги, обсяги, одиниці вимірювання, ціна за одиницю, валюта, знижка за наявності та інша інформація, що стосується безпосередньо запланованої господарської операції;
• Загальна вартість товару або послуг — при оформленні даного реквізиту варто також вказати "без ПДВ" у разі здійснення господарської діяльності без реєстрації платником ПДВ, або навпаки "у т.ч. ПДВ". Найкращим варіантом є оформлення документів з обов’язковим зазначенням ставки податку та його суми в окремому рядку;
• Інформація про обрану постачальником систему оподаткування (спрощену чи загальну) — під час оформлення чи отримання документу кожен контрагент повинен розуміти, чи взагалі має право співпрацювати з таким типом контрагентів та чи це — економічно вигідно.

Безумовно, це лише приблизний перелік обов’язкових реквізитів, багато інформації не є новою або можна логічно зрозуміти її необхідність, до того ж законодавчо закріплених норм оформлення саме рахунку-фактури немає. 

Які відмінності рахунків-фактур для ФОП і інших підприємств?

Рахунок-фактура це загальна назва документа, який створюється з метою оплати за товари або послуги, але не є обов’язковим до використання, а може носити лише ознайомчий чи рекомендаційний характер. Виходячи з цієї думки і варто відштовхуватися, коли створюється рахунки для ФОП, що обрали спрощену систему оподаткування та для інших підприємств на загальній системі оподаткування.  

Вважаємо за доцільним при співпраці з контрагентами на спрощеній системі буде вказувати у рахунку або групу єдиного податку, або відсоток податку, у разі перебування на 3 групі. Таке уточнення дозволить одразу розуміти, чи є можливість законодавчо співпрацювати з цим контрагентом, якщо рахунок представлений для ознайомлення з поточною ціною та є своєрідною комерційною пропозицією.

Рахунок фактура для ФОП – бланк і пояснення заповнення

Бланк рахунку-фактури не закріплено у жодному законодавчому акті, томі в даному випадку можна дати волю фантазії та пристосувати свій бланк відповідно до потреб вашої діяльності. Водночас, як уже ми писали раніше, потрібно пам’ятати про базові елементи, які повинні бути наявні. Пропонуємо для зразка заповнення обрати базовий бланк рахунку, який можна потім коригувати.

Із заповненням контактної інформації постачальника – автора рахунку проблем не повинно виникати, адже ці реквізити доступні власнику та не потребують уточнення. До того ж при автоматичному створенні документа, використовуючи програмне забезпечення чи онлайн-ресурс, ці дані вносяться одноразово при початковому заповненні даних. 

Аналогічна ситуація з номером та датою документа — послідовна нумерація та дата проставляється автоматично, а за потреби — можна коригувати. При заповненні документа в ручному режимі, усі реквізити необхідно вводити та кожного разу самостійно слідкувати та перевіряти правильність внесення інформації.

Так сам і з асортиментом товару, ціною та одиницею вимірювання — при ручному складанні рахунку усі стовбці табличної частини рахунку заповнюється самостійно кожного разу. При використанні комп’ютерних програм – автоматично, при попередньому заповненні відповідних довідників. А ось щодо зазначення щодо ПДВ, то деякі підприємці, що не мають статус платника цього податку,  вказують замість «без ПДВ»  ставку оподаткування 0%. Така помилка вважається грубою та потребує обов’язкового виправлення. Ставка оподаткування 0% є окремим пільговим режим, за яким оподатковуються деякі товари, що чітко перераховані у Податковому кодексі України (далі – ПКУ), а саме: постачання товарів для заправки та обслуговування повітряних суден, вивезення товарів за межі митної території України, тощо. Така ставка оподаткування не є стандартною (20%), а тому дуже часто підпадає під перевірку контролюючими органами. Тому для уникнення непорозумінь з ними у разі зустрічної перевірки варто уникати таких помилок.

Правильне документальне оформлення господарської операції – це половина успішної роботи, а правильно оформлений рахунок – можливість здійснення цієї операції.

Підпис ФОПа на рахунку-фактурі – чи може бути цифровий?

Проаналізувавши Закон України «Про електронні довірчі послуги» можна стверджувати, що законодавчо не виділено як окрему категорію електронних довірчих послуг фізичних осіб-підприємців, тому у своїй діяльності такий підприємець може використовувати особистий електронний підпис.

Електронний цифровий підпис підприємця повинен містити інформацію щодо ідентифікаційних даних, які однозначно визначають користувача. До такої інформації належить прізвище, ім’я та по батькові (у разі наявності) та унікальний номер в Єдиному державному демографічному реєстрі або реєстраційний номер облікової картки платника податків, або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера, облікової картки платника податків, сповістили про це податкову та мають відповідну відмітку в паспорті). 

Оскільки жодних посад у фізичної особи-підприємця на його підприємстві не має, то і підписувати електронні документи необхідно за допомогою підпису фізичної особи, адже окремого електронного підпису ФОПа як такого не існує.

Щодо використання електронного підпису для підписання та надсилання документів, зокрема і рахунків, то перш за все необхідне програмне забезпечення, яке налаштоване на відправлення таких документів. Також варто бути впевненим, що контрагент має можливості прийняти рахунок, та "пустити його в роботу". Для того, щоб узгодити усі попередні домовленості для надсилання документів засобами електронного зв’язку пропонуємо укласти окрему угоду щодо обміну електронними документами, або включити основні моменти до загального договору співпраці. Це в свою чергу допоможе уникнути багатьох помилок та непорозумінь у майбутньому.