У роботі з клієнтами та партнерами майже неминуче виникають ситуації, коли сторони по-різному бачать фінансову картину: хтось вважає рахунок оплаченим, хтось — ні; десь загубився платіж, десь не врахували часткову оплату. Саме в такі моменти з’являється потреба в акті звірки взаєморозрахунків.

Для багатьох ФОПів і малого бізнесу цей документ здається складним або суто "бухгалтерським", але на практиці він є простим і дуже корисним інструментом, який допомагає уникати конфліктів і тримати фінанси під контролем. Особливо зараз, коли акт звірки можна формувати онлайн — швидко і без ручних підрахунків.

Що таке акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків — це документ, який відображає стан фінансових розрахунків між двома сторонами за визначений період. У ньому фіксуються нарахування (за рахунками/актами/накладними), оплати, а також підсумкова заборгованість або переплата.

Простіше кажучи, це відповідь на ключове питання: хто, кому і скільки винен на певну дату.

Важливо: акт звірки не створює нових зобов’язань, а лише фіксує погоджений сторонами стан розрахунків на конкретний момент.

Правовий статус акту звірки за законодавством України

В українському праві акт звірки зазвичай розглядають як технічний (фіксуючий) документ, який допомагає зіставити дані бухгалтерського/управлінського обліку між контрагентами. Сам по собі він не замінює документи, що підтверджують реальні господарські операції.

Окремо важливо розуміти різницю між актом звірки та первинними документами. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" встановлює, що підставою для відображення господарських операцій в обліку є саме первинні документи, які фіксують факт здійснення операції та містять обов’язкові реквізити.

На практиці це означає просту річ: акт звірки дуже корисний для узгодження цифр, але якщо дійде до спору, суд зазвичай дивиться на акт звірки у зв’язці з первинними документами (акти наданих послуг, накладні, рахунки, платіжні документи тощо).

Чи обов’язково складати акт звірки

Законодавство України не зобов’язує ФОПів або компанії регулярно складати акти звірки. Це добровільний документ, який використовується за ініціативою сторін або за умовами договору.

Але в реальному бізнесі акт звірки — це "страховка" від хаосу в оплатах. Він допомагає:

• швидко підтвердити заборгованість або переплату;
• зняти питання "ми платили / ви не отримали";
• підготуватися до закриття періоду або завершення співпраці;
• зменшити ризик конфліктів і претензій.

Коли зазвичай формують акт звірки

Найчастіше акт звірки складають:

• наприкінці місяця/кварталу/року;
• перед закриттям договору;
• коли з’явилися розбіжності в оплатах;
• на вимогу контрагента або бухгалтера;
• перед претензійною роботою (листами-вимогами) чи судом.

Регулярна звірка дозволяє не накопичувати проблему і знаходити помилки тоді, коли їх легко виправити.

Що має містити акт звірки

Типово акт звірки включає:

• реквізити сторін;
• період, за який проводиться звірка;
• перелік документів, що впливають на розрахунки (номер, дата, сума);
• суми нарахувань і оплат;
• підсумкове сальдо (борг/переплата);
• підписи сторін (у паперовій або електронній формі).

Чим чіткіше акт "прив’язаний" до конкретних документів, тим він корисніший і для роботи, і для доказування.

Чи є акт звірки доказом у суді?

Так, акт звірки може бути доказом у суді, але важливо правильно розуміти його роль.

У господарському процесі документи можуть виступати як письмові докази, якщо містять дані про обставини, важливі для вирішення спору. Це прямо випливає з норм Господарського процесуального кодексу України (зокрема підходу до письмових доказів).

Судова практика Верховного Суду підтверджує, що акт звірки може вважатися належним письмовим доказом для підтвердження певних обставин (наприклад, наявності/розміру заборгованості), особливо якщо він підписаний уповноваженими особами.

Водночас суди наголошують: сам по собі акт звірки не доводить факт здійснення господарської операції (поставки товару чи надання послуг), бо для цього потрібні первинні документи. Тому найсильніша позиція — коли акт звірки підтверджує підсумок, а первинка підтверджує реальні операції.

Окремий важливий момент: підписаний боржником акт звірки інколи розцінюють як дію, що свідчить про визнання боргу, а це може впливати на перебіг позовної давності. Загальний принцип: позовна давність переривається дією, яка свідчить про визнання боргу.
(На практиці все залежить від змісту акту, повноважень підписанта і підтвердження цифр первинними документами.)

Щоб акт звірки мав максимальну доказову вагу, бажано, щоб він:

• охоплював чіткий період і містив підсумкове сальдо;
• містив перелік базових документів (номер, дата, сума);
• був підписаний уповноваженими особами з обох сторін;
• узгоджувався з первинними документами та оплатами у вашому обліку.

Типові проблеми при ручному формуванні актів звірки

Коли акт звірки складають вручну, підприємці часто стикаються з тим самим набором проблем: документи розкидані по файлах і листуваннях, частина оплат не врахована, десь "з’їхали" дати, а десь з’явилась банальна арифметична помилка.

Найгірше це працює при часткових оплатах і великій кількості документів, тоді звірка забирає години й перетворюється на стрес.

Як спростити формування акту звірки

Найнадійніший спосіб — формувати акт звірки автоматично на основі системи, де вже зберігаються документи та статуси оплат. Так ви не рахуєте вручну і не ризикуєте помилитися в підсумках.

Саме так працює опція "Акт звірки взаєморозрахунків" у BitFaktura.

Акт звірки в BitFaktura

Тепер у BitFaktura ви можете формувати акт звірки швидко і системно: обираєте контрагента, задаєте період і отримуєте структурований документ, який відображає стан розрахунків.

Це зручно, якщо ви:

• ведете багато рахунків/актів з одним клієнтом;
• працюєте з регулярними оплатами;
• хочете мати зрозуміле сальдо без Excel;
• готуєте підсумки місяця/кварталу або узгоджуєте борг.

Спробуйте акт звірки взаєморозрахунків у BitFaktura та контролюйте фінанси без зайвої рутини.

Повернутися