Бухгалтерська довідка – вимоги

Під час здійснення господарської діяльності будь-якого підприємства наступає момент, коли для вирішення ситуації необхідна бухгалтерська довідка. Таких випадків може бути багато -  виправлення помилок, проведення розрахунків тощо. Тому давайте розбиратися, які види документа існують, обов’язкові реквізити та в яких випадках використовується.

Що таке бухгалтерська довідка – визначання

Бухгалтерська довідка – це універсальний бухгалтерський документ, але первинним документом він є не завжди. Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, первинним документом є документом, в якому міститься інформація про господарську операцію, а господарська операція, відповідно, -  подія, що зумовлює зміну у структурі активів і зобов’язань або власному капіталі підприємства. Тобто, якщо бухдовідка складена для відображення господарської операції (виправлення помилки або проведення розрахунків, які відповідають умовам визначення госпоперації) та за умови наявності усіх обов’язкових реквізитів такий документ можна вважати первинним.

Також, у листі Міністерства фінансів України  від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823 «…при виявленні помилки в облікових регістрах передбачено складання Бухгалтерської довідки, яка буде підставою (первинним документом) для виправного запису до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги». 

У разі застосування документа при закритті операційних рахунків обліку доходів та витрат довідка носить лише інформаційний характер та не можна вважати первинним документом. Тут не фіксуються відомості про будь-яку господарську операцію.

Коли потрібна бухгалтерська довідка

В залежності від причини, що зумовлюють використання довідок,  можна виділити декілька напрямів застосування бухгалтерської довідки під час документального відображення господарської діяльності підприємства:

• При виправленні помилок у бухгалтерському обліку. Найчастіше коригується методом «червоного сторно» або, як ще називають, сторнування. Використання такого способу передбачено п.4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995  № 88 та  п.9 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України 29.12.2000р. №356.
• Для розрахунку суми господарської операції, податкових платежів або будь-яких інших розрахунків, які повинні бути для коректного ведення бухгалтерського, податкового або фінансового обліку. Такий спосіб використання передбачений загальними нормами Податкового кодексу України (ПКУ) та П(с)БО. Чітко визначених законодавчих норм немає.
• Довідка як підстава для нарахування податкового кредиту за сумами ПДВ , сплаченими  або тільки нарахованими у складі придбаних товарів та послуг, що передбачено п.п. «в» п. 201.11 ПКУ та багаточисленими листами-роз’ясненнями ДФСУ.

Далі пропонуємо докладніше розглянути види існуючих бухгалтерських довідок в залежності від напрямів використання.

Види бухгалтерської довідки

Виправляюча бухгалтерська довідка є первинним документом, що виходить з бухгалтерських нормативних документів, оскільки на підставі цього документу відображаються коригування даних господарської операції, помилки в яких допущені у минулих періодах. Відповідно до законодавчо-нормативних актів, помилки в облікових регістрів вносяться методом «червоне сторно» або проведенням додаткових бухгалтерських проводок у тому місяці, в якому було виявлено помилку. Інакше кажучи дата складання бухгалтерської довідки повинна співпадати з датою коригування облікових регістрів. 

Обов’язковою умовою складання «виправної» бухгалтерської довідки є наявність:

• причини та змісту допущеної помилки:
• відомості про документи та регістри, в яких було виявлено помилку;
• відкоригована кореспонденція рахунків та сума операції.

Бухгалтерська довідка підписується виконавцем із зазначенням посади та зазначенням ініціалів та прізвища виконавця. Аналогічно після перевірки підписується довідка головним бухгалтером, або особою на яку покладено обов’язки з організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Під час здійснення господарської діяльності підприємства бувають випадки, коли без розрахункової довідки ніяк. Наведемо лише деякі випадки, коли доцільно використовувати такий вид довідок:

• розрахунок суми резервів сумнівних боргів або визначення суми списання безнадійної дебіторської заборгованості;
• розрахунок суми забезпечень майбутніх витрат, резерву відпусток;
• розрахунок розподілу загальновиробничих, адміністративних витрат та витрат на збут, змінних та постійних витрат;
• розрахунок транспортно-заготівельних витрат;
• нарахування відсотків за кредитним договором, в такому разі необхідно вказати дату та номер договору,строк дії, суму кредиту та процентну ставку, тобто «вводні» дані для розрахунку;
• розрахунок торгівельної націнки підприємства;
• нарахування дивідендів засновникам.

Це лише приблизний та неповний перелік випадків, при яких можна використовувати бухгалтерську довідку як розрахунковий документ. Усе залежить від специфіки діяльності підприємства, його особливостей та організації документообігу. А в деяких випадках – своєчасне оформлення бухгалтерської довідки з фіксації господарської операції допоможе уникнути в майбутньому безлічі проблем та запитань з боку контролюючих органів у разі перевірки. 

«ПДВ-шна» бухгалтерська довідка повинна бути складена з урахуванням вимог п. 36 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУі тільки тоді вона є підставою для нарахування сум податку, які відносяться до податкового кредиту без складання податкової накладної. У такому випадку довідка вважаються документом, що обґрунтовує суми ПДВ, сплачених (нарахованих) у вартості товарів, послуг та необоротних активів, придбаних до 01.07.2015року, але не були включені до складу податкового кредиту до 01.07.2015 при їх придбанні.

Якщо такі товари починають використовуватися в оподаткованих операціях під час здійснення господарської діяльності підприємства, включаючи випадки переведення невиробничих необоротних активів до складу виробничих, то платник ПДВ має право відновити податковий кредит саме на підставі бухгалтерської довідки.

Також бухгалтерську довідку доцільно також використовувати для коригування податкових зобов’язань та податкового кредиту при списанні заборгованостей з вичерпаним терміном позовної давності, такої ж думки дотримуються і податківці. Вони зазначають, що при купівлі товарів або послуг на підставі отриманої податкової накладної платником податку біло сформовано податковий кредит, але активи залишились не оплаченими протягом строку позовної давності, то у податковому періоді, в якому відбувається списання кредиторської заборгованості, платник податків повинен відкоригувати суму податкового кредиту..і саме таке коригування вони пропонують оформлювати бухгалтерською довідкою. 

Довідки для відображення інших бухгалтерський операцій. Окрім вищенаведених прикладів  оформлення бух довідки може бути доцільним при:

• нарахуванні доходів та витрат;
• закритті сальдо рахунків 7,8 та 9 класів та перенесення фін результату та рахунок 44 «Нерозподілений прибуток(непокриті збитки)»;
• перекваліфікація довгострокової заборгованості в короткострокову;
• розрахунок та нарахування податкових зобов’язань, окрім зобов’язань з ПДВ, які звичайно визнаються на підставі податкової накладної.

Бухгалтерська довідка – бланк

Типова форма бухгалтерської довідки визначена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356. Бланк довідки зазначено нижче, але варто зазначити, що обов’язкового застосування такої форми передбачено лише для суб’єктів державного сектору, а приватний сектор має вибір користуватися за бажанням, тобто форма бланку рекомендаційного характеру.

_____________________________________
                         Найменування підприємства 

БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА
до Журналу ______ за ____________ 20__ р.

Одиниця виміру _______________

Але кожне підприємство, спираючись на специфіку своєї роботи, особливості ведення обліку та власні переконання може розробити та затвердити у наказі про облікову політику підприємства власну форму документа. Головним чином, єдиною вимогою є дотримання наявності обов’язкових реквізитів при оформлення господарської діяльності.

Обов’язкові реквізити бухгалтерської довідки

Звичайно, як і будь-який обліковий документ, довідка повинна містити обов’язкові реквізити:

• назва документа;
• дата складання, причому до початку 2017 року необхідно було вказувати і місце складання);
• назва підприємства, від імені якого складений документ та його унікальний код ЄДРПОУ або ІПН;
• зміст та  обсяг операції;
• особистий підпис, посади та інші дані, які дають змогу ідентифікувати особу, що бере участь у здійсненні господарської операції, її перевірки.

Разом з тим, є реквізити, які притаманні переважно бухгалтерським довідкам:

• інформація щодо допущеної помилки, що виправляється;
• чітко сформульований та зрозумілий метод та алгоритм розрахунків;
• кореспонденція рахунків, якою відображено коригування.

Коли складати бухгалтерську довідку

Незалежно від виду бухгалтерської довідки, інформації, що потребує коригування чи розрахунку, дата складання документа повинна відповідати даті відображення змін в облікових регістрах та звітності.  У разі складанні довідки для виправлення помилки – у місяці виявлення помилки.

Зразок заповнення

Як приклад, пропонуємо розглянути варіант заповнення бухгалтерської довідки у деяких випадках:

У разі виправлення помилки скористаємось стислою формою, оскільки не ситуація не потребує деталізації та пояснень, лише за необхідності – розрахунку суми. 

Товариство з обмеженою відповідальністю «Веселка»
  Найменування підприємства 

Код ЄДРПОУ

БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА
до Журналу 18 за листопад 2021 р.

Одиниця виміру _гривень__________

У разі складання бухгалтерської довідки для розрахунку кредитних виплат або депозитних вкладів доцільно деталізувати розрахунки.

БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА №30
від 30 жовтня 2021 р.

Згідно з договором банківського вкладу №52-12/54-2222 від 10.10.2021 між ТОВ «Веселка» та АТ КБ «Приватбанк» на суму вкладу щомісячно нараховуються відсотки за ставкою 8% річних. 

Фінансовий рік за умовами договору становить 360 днів.

Відсотки за жовтень 2021року нараховуються за період 10.10.2021-31.10.2021, за 21 календарний день.

Сума вкладу -500 000грн.

500 000*10%/360*21=2916,67 (грн)

Для відображення у бухгалтерському обліку слід внести наступні проведенння:

Чи можна створити свій шаблон бухдовідки?

Звичайно, для бюджетних установ є методичні рекомендації та нормативно-правові акти, виконання яких є обов’язковим до виконання. Форма бухгалтерської довідки не є виключенням. Водночас, приватні підприємства усіх розмірів, систем оподаткування можуть використовувати ці нормативні акти в якості рекомендацій та доповнювати , спираюсь на особливості своєї діяльності. Як варіант, можна доповнити логотипом компанія, для зручного сприйняття інформації, або прописати в обліковій політиці можливість використання факсиміле для підпису осіб.  До того ж типова форма довідки не підходить для випадків складання розрахунків фінансових показників. Таким чином, форму довідки можна розробити самостійно, але з дотриманням вимог ст. 9 Закону про бухгалтерський облік.