Важливість правильного документального оформлення готівкових операцій

Готівкові операції є важливою частиною бізнес-процесів, і правильне їх документальне оформлення має велике значення для забезпечення ефективного фінансового управління та відповідності вимогам  чинного законодавства. Помилки в цьому процесі можуть призвести до серйозних фінансових проблем а навіть, правових питань для компанії. У даній статті розглянемо ключові аспекти готівкових операцій та надамо поради щодо їх документального оформлення без помилок.

Готівкові операції охоплюють всі трансакції, пов'язані з обігом готівки в будь-якого підприємства. Це може бути виплата зарплати, закупівля товарів і послуг, витрати на оплату послуг і податків, а також інші фінансові витрати, так і отримання грошових коштів за проданий товар, надані послуги чи виконані роботи – фактично будь-який дохід – це операції з коштами. Як правило, ці операції вимагають точного відстеження та документування для підтримки фінансової діяльності компанії.

1. Що таке готівкові операції?

Усі операції з фінансовими інструментами поділяють на готівкові та безготівкові операції.

Дуже чітко варто розуміти між ними різницю. Готівкові операції – ті, які здійснюються за допомогою готівки, платіжних карток або платіжних систем через інтернет-еквайрінг.

Безготівкові операції, в свою чергу, - це ті, під час здійснення яких грошові кошти переводяться безпосередньо на розрахунковий рахунок підприємства. Це пов’язано з використанням РРО (ПРРО).

Усі підприємці - єдинники, які мають надходження коштів через касу, банківські термінали, платіжні картки, чеки, жетони та будь-які інші форми  грошових розрахунків ( але виключно грошових, адже на спрощеній системі оподаткування бартер, криптовалютні операції або заборонені або дуже «тонка грань» до заборони).повинні використовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО). Коли ж замовник або покупець перераховує кошти на рахунок, навіть у касі банку готівкою, то такий платіж не підлягає реєстрації через РРО.

2. Основні помилки при використанні готівкових коштів

Звичайно, усі помилки передбачити неможливо, але пропонуємо перелік загальних помилок, який допоможе забезпечити правильність ведення обліку готівки та уникнути багатьох порушень в подальшому:

• Невірне оформлення чеків і квитанцій. Правильне оформлення чеків та квитанцій є ключовим аспектом готівкових операцій. Необхідно вказувати всі необхідні деталі: суму, дату, призначення платежу, інформацію про одержувача чи постачальника.
• Відсутність авторизації. У деяких випадках готівкові операції вимагають авторизації від відповідальних осіб. Відсутність цього етапу може викликати проблеми в майбутньому.
• Недостатнє відстеження витрат. Компанії повинні вести детальний облік готівкових витрат, а не тільки загальний підсумок. Це полегшує аудит і дозволяє уникнути непорозумінь при фінансовому аналізі.
• Варто чітко розрізняти підприємницькі кошти та власні. Не варто сплачувати будь-які особисті платежі, що не пов’язані з веденням бізнесу з підприємницького рахунку. У разі перевірки контролюючі органи можуть зазначити як порушення неподання форми звітності та несплати обов’язкових платежів і податків ( ПДФО та військового збору). Варіантом вирішення даного питання є переказ коштів з підприємницького рахунка чи карти на особисту або ж зняття готівки з рахунка, адже заборони зняття готівки з рахунку ФОПа немає, як немає і жодних лімітів, головне бути впевненим, що усі обов’язкові платежі та податки сплачені вчасно та в повному розмірі.

3. Ключові етапи правильного документування

• Чіткі та повні дані на документах. Усі чеки, квитанції та інші документи повинні містити достатньо інформації для точного розуміння операцій. Це включає в себе дату, суму, номенклатуру, номер чеку, реєстраційні дані підприємства призначення та інші важливі деталі.
• Збереження оригіналів. Зберігати оригінали всіх документів протягом визначеного періоду часу, необхідного згідно з законодавством. Це може бути необхідним під час аудитів або перевірок.
• Авторизація та контроль. Впроваджуйте систему авторизації для готівкових витрат. Забезпечте контроль і перевірку, щоб уникнути можливих зловживань та помилок.
• Регулярні внутрішні аудити. Проводьте періодичні аудити готівкових операцій для виявлення можливих невідповідностей та помилок.

Це ті елементарні правила, які допоможуть власнику бізнесу або працівнику у критичній ситуації, адже відновлення перевірок, зміни у законодавстві - це все те, що вимагає постійного контролю та підходу з усією серйозністю. Онлайн-сервіс BitFaktura, в свою чергу, максимально просто та зрозуміло створив розділ «Платежі», у якому легко відмічати вид оплати, її розмір та інші важливі показники. До того, у будь-який момент оператори служби підтримки допоможуть вам у разі виникнення питань або ж передадуть ваші рекомендації щодо покращення та удосконалення розділу розробникам сервісу.

З розвитком інформаційних технологій та зміною податкового законодавства деякі етапи можуть втрачати свою актуальність, адже зараз дуже поширеним є видача електронного чека, що спрощує документообіг і навіть захищає екологію. 

Посилення контролю за обігом готівки, масштабна фіскалізація фізичних осіб-підприємців, мікро, малого та середнього бізнесу – все веде до того, що автоматизація процесів оплати дійде до кожного, тому ваша задача, як підприємця, вчасно обрати якісний сервіс, який задовольнить усі ваші потреби. А що може бути краще, ніж європейська якість з українською душею – онлайн- сервіс BitFaktura.

4. Фінансовий моніторинг та готівкові операції

Банківські установи є суб’єктами первинного фінансового моніторингу тому вони зобов’язані повідомляти контролюючі органи у разі виявлення сумнівних операцій клієнтів, які викликають сумніви. До таких операцій належать:

• внесення на рахунок та зняття готівки у сумі більше 400000,00 гривень;
• отримання на розрахунковий рахунок великої кількості платежів без ідентифікації особи, тобто у розмірі 4999,00 грн включно;
• отримання одноразового доходу, що набагато більше звичайного ( отримання 200 000 гривень проти звичайних, наприклад, 50 000  гривень доходу на місяць).

Тобто, під перевірку фінмоніторингу можуть підпадати будь-які незвичайні операції з грошовими коштами, У разі їх виявлення банківська установа зобов’язана запросити підтвердні документи та перевірити реальність здійснення господарської операції та законність отримання доходу. Найпростішим виходом з такої ситуації є рівномірне розділення платежів протягом декількох періодів, для уникнення одночасно отримання великої суми. Але, в той же час, якщо у вас є усі необхідні підтвердні документи і приховувати немає чого, банк зобов’язаний після перевірки повністю розблокувати операцію.

Для розділення оплати в онлайн сервісі BitFaktura реалізовано можливість часткової оплати, що буде окремо зазначено “частково опл.”,  що чітко та швидко показує статус оплати  рахунку та кількість днів затримки оплати при виникненні такої.

Готівкові операції вимагають ретельного документального оформлення для забезпечення фінансової дисципліни та відповідності законодавчим вимогам. Правильне ведення обліку та уникнення помилок може запобігти фінансовим труднощам та правовим проблемам у майбутньому. Ретельна увага до деталей і використання сучасних технологій для обліку можуть значно полегшити цей процес і забезпечити успішну фінансову діяльність вашої компанії.