Анна, 2021-08-31
Будь-яке підприємство, незалежно від форми власності, виду діяльності у процесі своєї діяльності приходить до необхідності правильного відображення господарської операції з надання чи отримання послуг, виконання робіт.
Основним документом, що підтверджує факт здійснення такої діяльності є акт виконання робіт/надання послуг, який повинен відповідати вимогам законодавства, але з урахуванням особливостей підприємства.
Акти виконання робіт можуть бути складені як в паперовому, так і в електронному вигляді. Електронний документообіг регламентується, перш за все, Законом від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
Для набрання юридичної сили, аналогічної до паперового варіанта, електронний акт повинен відповідати вимогам чинного законодавства, мати усі обов’язкові реквізити та електронно-цифровий підпис.
Використовуючи електронну форму можна суттєво економити матеріальні витрати, час на друк, надсилання та отримання документів, але «йти в ногу з часом» чи бути прихильником «традиційного» паперового варіанту – вибір кожного окремого підприємства.
Для кожного виду діяльності притаманні свої особливості ведення бухгалтерського обліку на кожному його етапі. Не є виключенням складання первинної документації – актів надання послуг або виконання робіт.
Зовнішньоекономічна діяльність відрізняється складанням акту української мовою та мовою нерезидента (або англійською), а у випадку використання лише іноземної мови необхідний переклад українською.
Аналогічна ситуація з валютою – при відображенні господарської операції в іноземній валюті – виникає необхідність перерахунку у гривні із застосуванням валютного курсу НБУ на дату оформлення акта.
При складанні акта оренди приміщення буде доречно вказати адресу (особливо, якщо таких приміщень декілька), площу орендованого майна. Також, загальноприйнятий варіант, що акт оренди датують останнім календарним днем місяця — тобто датою завершення постачання місячних послуг (навіть якщо фактично його отримують наступного місяця).
Виконання робіт чи надання послуг повинно обов’язково супроводжуватися підписанням акта у двох екземплярах, по одному примірнику для кожної сторони. У випадку відмови від підписання і, відповідно, прийняття робіт необхідно вказати це в акті, вказавши причину відмови та засвідчивши пояснення підписом.
Первинні документи, до яких належать і акти, мають типову форму, але використання спеціалізованої форми не забороняється, головне при використанні власного бланку, узгодженого між сторонами, дотримуватися вимог ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, якою визначено перелік обов’язкових реквізитів акта.
Первинні документи, регістри та бухгалтерська звітність загалом повинна бути складена державною мовою, що допоможе уникнути суперечок з контрагентами та позбавить вас судових повісток від контролюючих органів.
Першим обов’язковим реквізитом, звичайно, є назва документу – акт надання послуг при здачі-прийманні наданих послуг та, відповідно, акт виконання робіт для оформлення виконання підрядних робіт. Також можна використовувати уніфіковану форму акт здачі-приймання робіт (наданих послуг).
Складання акту повинно відбуватися під час виконання господарської операції або безпосередньо після її здійснення. Тому, другий обов’язковий реквізит – дата документа, яка повинна відповідати тому звітному періоду, в якому відбулась господарська операція, згідно Закону № 996. Бувають випадки, коли акти виписуються останнім днем місяця, коли послуги надаються щомісячно або мають певну періодичність.
Якщо ж останній день місяця випав на вихідний - є декілька варіанти вирішення:
1. оформити акт останнім робочим днем місяця;
2. оформити акт останнім календарним днем місяця, спираючись на умови договору, згідно якого послуги надаються протягом всього періоду з першого по останній день місяця або періоду:
3. отримати індивідуальну податкову консультацію та дотримуватись її рекомендацій.
Найменування підприємства, від імені якого складено акт, частіше за все виконавця робіт, та контрагента повинно збігатися з назвами у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Додатково можна зазначити унікальний код ЄДРПОУ, за необхідності є можливість звірити інформацію на офіційному сайті Міністерства юстиції України за безкоштовним запитом.
Господарська операція, зазначена у акті, повинна повністю відповідати зазначеному у договорі. Під час перевірки контролюючими органами часто звертається увага на реальність надання послуги відносно напрямків діяльності контрагентів (навряд чи підприємство , що займається наданням юридичних послуг та консультацій буде організовувати, наприклад, банкет чи шлюбну церемонію). Тому така інформація повинна бути чітко прописана, відповідати умовам договору та видам діяльності надавача послуг.
Під час оформлення акта необхідно пам’ятати, що виписувати первинні документи можуть лише уповноважені особи за проведення цієї господарської операції. Уповноважених осіб можна визначити відповідним наказом керівника підприємства, або прописати в обліковій політиці організації. Не треба забувати, що на період відпустки чи лікарняного відповідальна особа не може підписувати документи, тому треба заздалегідь обрати тимчасову уповноважену особу
Цей обов’язковий реквізит перегукується з попереднім, оскільки стосуються однієї особи. Особистий підпис повинен бути обов’язково розшифрований, із зазначенням П.І.Б., посади.
При складанні акта надання послуг в електронному вигляді лише за наявності ЕЦП акт вважається дійсним та правильно оформленим.
Це перелік обов’язкових реквізитів, без яких акт не може бути визнаним таким, що відображає факт здійснення господарської операції, але для зручності роботи також можуть бути зазначені і інші реквізити:
банківські реквізити сторін;
адреси контрагентів та їх місцезнаходження;
печатка за наявності;
дата та номер договору, згідно якого виконуються роботи;
тощо.
Будь-хто може допустити помилку, і в бухгалтерській роботі - не виключення. Перш за все необхідно визначити істотність допущеної помилки, адже виправляти обов’язково в тому випадку, коли суттєво перекручується або змінюються суть господарської операції.
Згідно п. 4.2, 4.4 Положення № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», що регулює виправлення помилок у первинних документах, запис необхідно закреслити, зверху повинен бути правильний текст, напис «Виправлено» та за підписом відповідальних осіб, що підписували акт надання послуг та датою виправлення.
Звичайно, виправляти чи ні – відповідальність особи, що допустила помилку. Якщо можна підтвердити факт надання послуг або виконання робіт без виправлень, то, можливо, можна залишити як є.
Що стосується електронних актів при їх використанні, то на підприємстві повинен бути порядок виправлення електронних документів, якого слід дотримуватись. Загалом може бути 2 варіанти вирішення ситуації:
скасувати документ із помилкою та оформити новий;
внести зміни до вже існуючого документа, але з відображенням історії зміни.
Для зовнішнього документообігу рекомендуємо узгоджувати виправлення з адресатом.
Але не потрібно забувати, що факт неістотності помилки в акті наданих послуг/виконання робіт можливо доведеться доводити в суді.
Відповідальність за правильність зберігання первинних бухгалтерських документів, регістрів, що підтверджують здійснення господарської діяльності підприємства несе власник або особа , яка здійснює керівництво. Більшість видів первинних документів. Включаючи і акти надання послуг, повинні зберігатися не менше 1095 днів (3 роки), за умови перевірки контролюючими органами, та не менше 1825 днів (5 років) у разі наявності документів, що підтверджують інформацію про фінансові операції.
Загальні строки зберігання документів визначені наказом Міністерства юстиції України № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», але вони є мінімальними та за потреби можуть збільшуватись за рішенням експертної комісії підприємства.
Щодо електронних актів надання послуг, то Законом №851 передбачено, що зберігання електронних документів повинно бути на носіях у формі, що забезпечує можливість перевірки цілісності, а строк зберігання не повинен бути менше строку, встановленого законодавством для аналогічних паперових документах.
Організація повинна забезпечити зберігання електронних документів у повному обсязі і самостійно обирає спосіб – покладатися на надійність електронного носія, дублювати на декількох або мати паперову копію актів виконання робіт.
У разі зникнення або знищення бухгалтерських документів керівник підприємства повинен письмово повідомити правоохоронні та контролюючі органи на призначає комісію для встановлення переліку зниклих документів та причин їх відсутності.
30 днів безкоштовно в BitFaktura