Як вибрати бухгалтерську програму

Навіть найменше підприємство веде свій, хоч і елементарний, облік, який є невід’ємною частиною функціонування організації. Але в сучасних умовах розвитку технологій незручно та довго вести вручну, тому  використання бухгалтерських програм – онлайн чи пакета програмного забезпечення є обов’язковою вимогою існування у сучасному бізнесі. Від бухгалтерської служби очікують якісного звітування перед фіскалами та уникнення суперечок з контролюючими органами під час перевірки, оптимізації роботи зі сплати податків та допомогу під час вирішення фінансового планування роботи організації. І все це бажано одночасно і ще «на вчора». Тому використання програми для ведення бухгалтерського обліку допомагає уникнути великої кількості ручної некваліфікованої праці та пришвидшення розрахунків. Будь-яка програма, переш ніж почати її використовувати, необхідно налаштувати відповідно до особливостей діяльності підприємство та зрозуміти, чи підходить саме цей програмний продукт під ваші цілі.

1. Бухгалтерська програма - для кого

Звичайно, перше, що спадає на думку, бухгалтерська програма потрібна бухгалтерам, кому ж ще. Але чи так все просто?

Спочатку так і було, коли спеціалізована програма була більш схожа на електронний калькулятор, але з розвитком технологій та вдосконаленням програм ведення бухгалтерського та податкового обліку коло користувачів постійно збільшується:

• на першому місці все ж таки бухгалтери, оператори, касири, які створюють та проводять первинні документи;
• друге місце займають співробітники планово-економічного або фінансового відділу, які аналізують та узагальнюють уже створені документи або на їх підставі прогнозують подальший розвиток;
• на вищому етапі залучаються керівництво, за допомогою програмного забезпечення створюються спеціальні звіти, інформація у яких подається в зручному та зрозумілому для аналізу вигляді, нерідко з використанням графіків та діаграм.

 Звичайно, від розмірів підприємства, особливостей господарської діяльності, штатного розпису та інших причин коло користувачів умовне та може зменшуватися або збільшуватися.

2. Особливості - найважливіші функції

Яких би розмірів не було ваше підприємство, бухгалтерська програма повинна виконувати такі основні функції:

1. Зменшення ручної праці. Закриття облікового періоду, нарахування та виплата заробітної плати з урахуванням усіх додаткових супроводжуючих платежів (премії, нарахування та виплата лікарняних, аліменти, податки тощо) призводять до зменшення концентрації та помилок. Для уникнення штрафів за допущені помилки або ж звичайного витрачання часу на виправлення прорахунку доцільніше використовувати бухгалтерську програму, яка допоможе бухгалтеру:

• миттєво проводити складні розрахунки. Розрахунок амортизації, нарахування зарплати співробітникам та одночасного нарахування податків, визначення собівартості виробленої продукції чи наданих послуг – все це можна зробити «одним кліком мишки»;
• друкувати первинні документи безпосередньо з програми, включаючи автоматичну нумерацію документів та можливість створення номенклатури один раз та постійного використання в подальшому;
• набирати платежі в системі Кліент-Банк, оскільки є функції імпорту платіжних доручень та виписок з однієї програми до іншої;
• автоматично розрахувати та зповнити необхідні форми звітності, без додаткових розрахунків. 

2. Дотримання стандартів обліку.   Під час ведення бухгалтерського обліку будь-яка операція повинна бути обґрунтована з точки зору вимог чинного законодавства, яке має тенденцію до постійної зміни. Тому бухгалтер не може гарантувати, що його погляд буде співпадати з точкою зору контролюючих органів у разі перевірки. Для уникнення штрафних санкцій програма допомагає:

• дотримуватися законодавчих актів, оскільки у механізми роботи програмного забезпечення закладено алгоритми роботи, що розроблені спеціалістами-аналітиками у сфері бухгалтерського та податкового обліку. Покупка прав на використання програми гарантує якість розроблених механізмів;
• своєчасне оновлення показників, що використовуються для розрахунків (прожитковий мінімум, індекс інфляції, ставки податків).

3. Захист облікових даних. Під час ведення бухгалтерського обліку у паперовому вигляді існує ймовірність зловживання даними, їх непомітній зміні, водночас під час ведення автоматизованого обліку:

• будь-яка зміна відображається в оборотній відомості, тому виявити неточність дуже легко;
• при вході за допомогою логіну та пароля доступ до роботи у програмі є у певного кола осіб і усі виправлення фіксують дату, часу та особа, яка здійснила виправлення, видалення чи зміну даних;
• періодичне резервне копіювання забезпечить збереження бухгалтерських даних  у ситуації, коли паперові аналоги будуть втрачені.

3.    Чи насправді потрібно щось складне?

Перш ніж обрати програмне забезпечення необхідно для себе, як підприємця або головного бухгалтера, визначити складність ведення обліку та обсяги діяльності. Є системи, які допоможуть вести бізнес малим підприємствам, але середнім і великим її буде не достатньо. Комплексні програмні продукти є оптимальним варіантом для вирішення поставлених задач для великих та середніх підприємств, до того ж можна налаштувати окремі функції під конкретне підприємство. Використовуючи їх ви контролюєте усі елементи діяльності – персонал, виробництво, фінанси та ситуацію в цілому для прийняття оптимального рішення.

Водночас таки системи дорого коштують, налаштування та підтримка сервісів також потребують матеріальних витрат. Звичайно, вести облік можна і в Excel, але навряд чи це буде ефективно. Тому необхідно зважити усі переваги та недоліки комплексних систем обліку та спрощених програм, оскільки багато безкоштовних програмних продуктів, оскільки багато безкоштовних програмних продуктів не мають технічної підтримки, і в разі найменших труднощів звернутися немає куди. Онлайн-платформа BitFaktura – це постійний зв'язок та допомога у будь-якій ситуації.

4. Найпопулярніші програми 

Мабуть кожна людина, професія якої хоч трошки стосується обліку знає програму 1С:Підприємство. Вона працює довгий час на території України, швидке оновлення згідно змін законодавства, легко імпортуються та експортуються файли до клієнт-банку чи інших допоміжних програм, є багато конфігурацій для ведення підприємницької діяльності в сільському господарстві, виробництві, сфері послуг - здавалося б, це - ідеальна програма для ведення обліку будь-якого підприємства. Але якраз за рахунок великої впізнаваємості ліцензія для користування 1С коштує не дешево, а тому необхідно добре подумати, чи є необхідність придбання ліцензії саме цієї програми.

Якщо необхідна програма для ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах 1С вам не допоможе. Найбільш поширеними у цій сфері є ІС-ПРО, Парус. Такі програми мають свою спеціалізацію та налаштовані саме для обліку та звітності бюджетників, мало розкрита тема ПДВ, податку на прибуток, але деталізовано бюджетну звітність, дотримання законодавства, яке у приватних підприємствах носять рекомендаційний характер.

Програма «M.E.Doc» спочатку була створена як посередник для надання звітності контролюючим органам в електронному вигляді. Це суттєво полегшило роботу бухгалтерам, зникли безкінечні черги під податковою в останній день звітного періоду, але з часом з’являлись додаткові функції, як, наприклад, електронний обмін первинними документами, але для багатьох - це програма для надсилання звітності фіскалам. 

Програмне забезпечення «Дебет-плюс» - це також повноцінний комплекс програмного забезпечення, який задовольнить усі необхідні потреби для успішного ведення бухгалтерського, податкового та управлінського обліку. Відрізняється від  відомої ІС лише тим, що менш відома та, можливо, не так дагато сервісних центрів, які налаштовують програму під ваші завдання.

Є велика кількість онлайн-програм, які не потребують встановлення на комп’ютер окремої програми. Це дуже зручно для тих, кому необхідно бути мобільним, адже зайти до програми можна лише підключившись до мережі Інтернет. Суттєвою перевагою такого варіанту ведення бухгалтерського обліку є невелика вартість підключення та супроводження як клієнта. Але вони не можуть бути підлаштовані під окреме підприємство, а є більш універсальним варіантом.

5. Альтернативи 1С

Українськими виробниками створено багато якісних програмних продуктів для спрощення ведення бухгалтерського, податкового чи управлінського обліку, без якого дуже складно вести прибутковий бізнес, ваше завдання  - окреслити список задач, які потрібно виконувати за допомогою програми та підібрати саме ту, яка підходить саме вам.  Комплексна програма обліку типу 1С: Підприємство є надійним продуктом, але зі своїми недоліками, перш за все – значною вартістю придбання та подальшого обслуговування. Безкоштовні онлайн-програми не гарантують своєчасної адаптації документів згідно змін законодавства, не надають повноцінної кваліфікованої допомоги в разі потреби. Тому сервіс BitFaktura вигідно відрізняється серед інших програм:

• 3 рахунки-фактури в місяць можна складати безкоштовно, для підприємця-початківця це не поганий варіант спробувати і зрозуміти, підійде програма чи ні, не сплачуючи великих сум наперед;
• приємний та зручний інтерфейс, все зрозуміло та легко розібратися;
• можливість використання окремих модулів – склад, виставлення рахунків, актів виконаних робіт, накладних тощо, та програма для фіскальних принтерів;
• постійна допомога, існує детальний довідник, що як і в якій послідовно заповнювати, але якщо залишаються питання, то поставити їх можна за телефоном або на електронну скриньку;
• великий рівень захисту інформації та мобільність, оскільки потрібен лише Інтернет, щоб працювати в програмі.

Мабуть, єдиним модулем, що не вистачає на сайті це звітність для контролюючих органів, але сподіваємось в майбутньому отримати і його.

Кожне підприємство, незалежно від розмірів та специфіки діяльності веде бухгалтерський облік, і переважна більшість в електронному виді, що суттєво спрощує та оптимізує усі процеси. а тому вибір бухгалтерської програми постає одним з головних питань на початку ведення бізнесу. До нього необхідно віднестись з усієї серйозністю, оскільки перероблювати завжди складніше, ніж зробити все одразу. 

Вибір за вами!