Анна, 2021-10-07
Вирішили розпочати свою справу і, отримавши перше замовлення, розгубились? Таке буває, потрібно набратися сил, терпіння та часу, щоб розібратися з усіма тонкощами бухгалтерського документообігу.
Перш за все необхідно зрозуміти, що повний пакет документів на постачання товарів, надання послуг чи виконання робіт повинен складатися з рахунку-фактури, накладної чи акта та договору, але в кожному конкретному випадку, в залежності від сфери діяльності підприємства та умов постачання, є свої особливості. Рахунок-фактура може бути обов’язковим первинним документом або розрахунковим документом, що носить рекомендаційний та інформаційний характер.
Окрім обов’язкових та додаткових реквізитів, без яких рахунок-фактура не надаватиме повної достовірної інформації контрагенту, можна додати для кращого сприйняття та швидкого запам’ятовування фірмовий знак постачальника чи надавача послуг, як правило, його зображують у верхньому лівому куті, умови оплати (попередня оплата чи після отримання товару).
В рахунку-фактурі або інвойсі можна вказувати також строк його дії, це допоможе уникнути суперечок у ситуації, коли покупець оплатив товар невчасно, і не може вимагати наявності товару, що був зарезервований за певною ціною та певної кількості до кінця строку дії рахунку.
Рахунок-фактура – це господарський документ, що супроводжує операцію з грошових розрахунків покупця з продавцем чи виконавця з замовником робіт і послуг. Він не має стандартизованої форми, затвердженої нормами законодавства, але є реквізити, без яких документ не вважатиметься чинним:
номер та дата документа;
назва та адреса продавця;
дата здійснення операції, якщо вона відрізняється від дати документа;
унікальний код з Реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (код ЄДРПОУ);
інформація про системи оподаткування постачальника ( спрощеної чи загальної);
найменування товару чи послуг, обсяги, одиниці вимірювання, ціна за одиницю;
загальна вартість робіт з обов’язковим уточненням з ПДВ чи ні;
умови поставки за INСOTERMS-2010 (при міжнародній торгівлі);
валюта оплати.
В міжнародній економічній діяльності аналогом рахунку-фактури є інвойс, але має свої особливості. За деяких обставин інвойс може виступати повноцінним договором та, відповідно, несе за собою зобов’язання щодо отримання і оплати за товар чи надані послуги (роботи).
Існують випадки, коли компанії звільнені від сплати ПДВ:
вся діяльність компанії звільнена від сплати ПДВ;
компанія не нараховує ПДВ по неоподатковуваних операціях (відповідний перелік видів діяльності та строк звільнення закріплено законодавчо);
компанія застосовує спеціальний спрощений режим оподаткування своєї діяльності, відмінний від загальної системи оподаткування.
В усіх трьох випадках створення рахунку-фактури є необов’язковим, але для зручності або на прохання клієнта можна виписати рахунок із зазначенням «без ПДВ» у відповідних полях табличної частини документа. В жодному разі навпроти графи «у т.ч. ПДВ 20%» не можна ставити нулі – документ вважатиметься неправильно складеним.
Аналогічна ситуація при веденні господарської діяльності на загальній системі оподаткування, зі сплатою податку на додану вартість. Різниця полягає в тому, що необхідно уточнювати, ціна і загальна вартість включає суму ПДВ чи ні. Додатково краще прописати загальну суму акта чи накладної і яку частку займає ПДВ, як варіант можна використовувати таке формулювання: «Загальна вартість робіт (послуг) складає …гривень ..коп., у т.ч. ПДВ 20% -..грн…коп.».
При зовнішньоекономічній діяльності, коли інвойс може виступати договором та підтверджувати факт здійснення господарської операції, необхідно вказувати і тип оподаткування підприємства, і сплату ПДВ та інших податків і зборів, які стосуються даної операції.
Рахунок - фактура – це обліково-контрольний документ, який не має регламентованої форми, але підпис керівника підприємства, що відпускає товар та, за наявності, відбитку печатки є незаперечним підтвердженням реальності намірів здійснення правочину. Згідно ст.207 Цивільного кодексу України правочин вважається чинним в письмовій формі, якщо він підписаний стороною (або сторонами) та скріплений печаткою. Документ може підписувати і інша посадова особа підприємства, яка уповноважена на це установчими документами чи окремим наказом.
В той же час з іншої сторони контрагент має акцептувати рахунок-фактуру на оплату. Керівник підприємства або уповноважена особа, частіше всього, зверху у правому кутку прописує що робити з документом – «Бухгалтеру до сплатити», та візує своїм підписом. Такий рахунок вважається акцептований та готовим до сплати.
В еру розвитку інформаційних технологій, все більшого поширення набуває створення бухгалтерських документів в електронному вигляді. Не стало винятком і рахунок-фактура - кожного дня з’являються нові безкоштовні та платні онлайн-програми, за допомогою яких можна створювати виключно рахунки, накладні і акти до них, також існують комплексні програмні продукти для ведення всього бухгалтерського обліку, звітності та економічного планування.
Електронний документообіг регламентується Законом від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» і за наявності обов’язкових реквізитів та дотримання вимог чинного законодавства електронний варіант рахунку матиме таку ж юридичну силу, що і паперовий аналог.
Якщо ви обрали шлях електронного документообігу, необхідно дотримуватись деяких моментів, які виникли під час практики використання
для уникнення непорозумінь з контрагентами бажано обумовити у письмовому вигляді, можливо прописати у договорі, надсилання і отримання рахунків, накладних та інших документів в електронному вигляді;
за відсутності можливості в контрагента отримувати в електронному варіанті, необхідно роздрукувати паперовий аналог, підписати документ та направити покупцю і навпаки, оскільки законодавчо не затверджено використання виключно електронної форми;
забезпечити зберігання електронних документів згідно до вимог чинного законодавства, навіть якщо виникне необхідність – на декількох носіях.
Потрібно пам’ятати, що «йти в ногу з часом», мати можливість економити час та матеріальні ресурси чи дотримуватись «традиційного» паперового документообігу – вибір виключно вашого підприємства, в основу якого покладено його специфіку та особливості.
Контролюючі органи, а саме Державна податкова служба України, дотримується думки, що рахунок-фактура не відповідає усім ознакам бухгалтерського первинного документа, який підтверджує факт здійснення господарської операції, та носить лише інформаційний характер, але, як і в будь-якому питанні, не все так просто. Рахунок - розрахунково-платіжний документ, є результатом досягнення певних домовленостей між контрагентами щодо номенклатури товару, його ціни та загальної вартості операції. Факт поставки товару, виконання робіт чи послуг повинні бути підтверджені видатковою накладною чи актом виконаних робіт/наданих послуг.
Варто звернути увагу, що думка податківців не є сталою, і час від часу змінюється, тому для уникнення суперечок з контролюючими органами радимо заздалегідь зазначити у договорі, буде рахунок-фактура документом, на основі якого проводиться оплата, чи підтвердженням факту здійснення господарської операції загалом. У 2017 році Міністерство фінансів України виклало думку, що рахунок-фактуру можна вважати первинним документом, але податківці з ними не категорично не погодились. Але вже у 2018 році самі податкові інспектори вирішили уточнити, якщо в договорі оренди передбачено можливість виставлення рахунків та їх оплати, то щомісячне підписання актів наданих послуг з оренди не є обов’язковим, таким чином визнавши рахунок-фактуру первинним документом.
В той же час рахунок – фактура при роботі з експортом чи імпортом є повноцінним первинним документом, що супроводжує вантаж на всьому шляху поставки, та підтверджує факт здійснення господарської операції. Такий рахунок доцільніше називати комерційний інвойс, він так може бути одночасно накладною, договором про постачання. Для правильного оформлення інвойса треба трохи більше часу та терпіння та деякі навички роботи у сфері ЗЕД (зовнішньоекономічної діяльності).
Первинним документом рахунок може вважатися і за умови попередньої оплати.
Перш за все необхідно згадати, що рахунок-фактура – це документ, що , за думкою контролюючих органів, не можна віднести до первинних, в той час як податкова накладна – це документ бухгалтерського та податкового обліку, який створюється на підставі акта чи накладної та підтверджує факт здійснення господарської операції саме для контролю податківцями.
Різницю між цими документами можна зрозуміти, перевіривши, чи є в рахунку у загальній вартості частина ПДВ, якщо є, то на цю господарську операцію буде створено податкову накладну. В іншому випадку, якщо вказано «без ПДВ», означає, що постачальник товарів чи послуг не є платником податку та, відповідно, податкову накладну виписати не зможе.
Незалежно від типу оподаткування контрагентів, виставлення рахунків є важливим етапом господарської діяльності підприємства, але для зменшення податкового навантаження та його оптимізації бувають випадки, коли є необхідність обирати тип оподаткування контрагента.
Усі бухгалтерські документи, облікові регістри та звітність повинна бути складена виключно українською мовою, такої ж думки дотримуються і контролюючі органи. Винятком є лише документи, що стосуються зовнішньоекономічної діяльності - договір, накладні, акти та рахунки можуть бути складені іноземною мовою, але потребуюсь аутентичного перекладу українською.
При виставленні покупцю інвойсу є можливість оформлення документа іноземною мовою з одночасним використанням українською. (назва та числові символи без перекладу, а, наприклад, у табличній та описовій частині – переклад у дужках.
В час, коли бізнес прагне вийти на нові ринки збуту, питання у сфері експорту і імпорту стає все більш актуальним. При виставленні інвойсу валюту прийнято вказувати у міжнародних світових валютах – американський долар чи євро, для країн Євросоюзу. Але грошовою одиницею в Україні є гривня, і облік згідно чинного законодавства необхідно вести саме у національній валюті.
Для переведення валюти в гривню і навпаки застосовується курс Національного банку України, але обов’язково на дату здійснення господарської операції. Тобто, якщо операції купівлі – продажу відбувається сьогодні, то і курс НБУ треба обирати сьогоднішній, якщо інший день, то і курс буде змінюватись відповідно до дня.
Водночас, офіційний курс НБУ обов’язково використовувати при зовнішньоекономічній діяльності, якщо ж розрахунки проводяться в національній валюті, а в умовах договору є прив’язка до коливань будь-якої іноземної валюти, курс обміну можна встановити на дату підписання договору або визначити приблизний курс, що узгоджений обома сторонами договору.