Анна, 2021-11-02
Рахунок-фактура не має жодних законодавчо закріплених вимог щодо свого оформлення. Але якісне створення та швидке надсилання контрагенту бездоганно оформленого рахунку позитивно вирізнятиме вас серед конкурентів.
Ведення підприємницької діяльності потребує великих зусиль та професіоналізму, тому необхідно використовувати будь-який варіант, здатний полегшити ведення бізнесу, – спеціальні комп’ютерні програми або веб-сайти для створення та надсилання рахунків, накладних, актів чи ведення бухгалтерського обліку загалом. Першим етапом господарської операції є оформлення договору (в разі необхідності підписання) та виставлення рахунку-фактури. І хоча рахунок є необов’язковим бухгалтерським документом та може носити лише рекомендаційно-фінансовий характер, є обов’язкові реквізити, без яких він втрачає свою актуальність:
Водночас, враховуючи особливості конкретної господарської операції та підприємницької діяльності контрагентів загалом, для зручності та оперативності можна додатково відобразити:
Швидко та бездоганно створити ідеальний рахунок-фактуру можна, дотримуючись декількох порад:
Перш за все рахунок призначений для надання реквізитів контрагенту для коректної оплати за надані послуги чи поставлений товар. Звідси випливає необхідність зазначення коду з Реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (код ЄДРПОУ/ІПН в залежності від типу підприємництва – юридична особа чи фізична особа - підприємець). Зазвичай код ЄДРПОУ постачальника надається в одному блоці з банківськими реквізитами, що полегшує сприйняття при сплаті рахунку замовником. Код ЄДРПОУ покупця (замовника) відображається не обов’язково, за бажанням контрагентів, для зручності пошуку або автоматично при внесенні в базу. За використання програм для створення рахунків та інших документів, як наприклад, BitFaktura, яка дозволяє створювати рахунок-фактуру лише заповнивши реквізити покупця, в тому числі код.
Рахунок-фактура – це попередній бухгалтерський документ, який виставляється для узгодження ціни чи кількості товару, послуг у конкретний момент часу і не є обов’язковим до оплати. Бухгалтерські документи повинні оформлюватись згідно Державного класифікатора позначень одиниць вимірювання та обліку, ДК 011-96, що затверджений Наказом Держстандарту України 09.01.1997 №8, і рахунок-фактура не виняток. Водночас, весь пакет бухгалтерських документів – акт, видаткова накладна та податкова накладна, за наявності, повинні бути складені за однаковим принципом. Також принципу логічності необхідно дотримуватись при формуванні документів в залежності від особливостей господарської діяльності підприємства. Організація, що займається оптовою торгівлею продуктами харчування і надає пакет документів на печиво, що вимірюється в кубічних метрах, не виглядає як така, що викликає довіру у клієнта, а, навпаки, виникнуть непорозуміння з контролюючими органами в разі перевірки.
Коли ви виставляєте рахунок-фактуру для оплати не рідко трапляється, що контрагент сплачує через тиждень або два, а ви вже продали товар чи змінилася ціна – в таких ситуаціях буде логічно зазначити термін дії рахунку. Найчастіше рахунок вважається чинним 1 або 3 дні - такий строк не обтяжує постачальника зберігати товарну продукцію на складі зайвий час і менша ймовірність зміни ціни, якщо ж покупець затримується ви не будете хвилюватися за великі товарні залишки, які не можна використовувати.
Наближення нового фінансового 2022 року вносить свої корективи. На сьогоднішній день згідно чинного законодавства використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО/ПРРО) з 01.01.2022 є обов’язковим для усіх суб’єктів господарської діяльності при використанні готівкових коштів. За умови безготівкової оплати РРО не використовується, тому все більшої актуальності набуває зазначення бажаного способу оплати.
Аналогічна ситуація виникає із призначенням платежу. Для зручності, швидкої ідентифікації клієнта або конкретизації господарської операції часто постачальник зазначає зразок призначення платежу, який бажано продублювати у платіжному дорученні.
Ці реквізити не є обов’язковими та несуть лише рекомендаційний характер, і не можуть гарантувати їх дотримання покупцем, але слідуючи цим умовам продавця можна суттєво спросити фінансову роботу контрагента та зарекомендувати своє підприємство як надійного партнера.
У випадку зовнішньоекономічної діяльності рахунок-фактура (інвойс) є обов’язковим бухгалтерським документом, що супроводжує товар протягом всього шляху, тому для контрагента та митних органів, інвойс є документом, що вказує на кількість асортимент товару, його ціну та загальну вартість поставки. Обов’язковою умовою зовнішньоекономічної діяльності є створення супроводжувальних документів загальновизнаною міжнародною мовою – англійською, мовою Євросоюзу або іншою, в залежності від країни постачання. В той же час для ведення бухгалтерського та податкового обліку підприємства та задля уникнення суперечок при перевірці контролюючими органами не буде зайвим аналогічним рахунок складений українською мовою. Бувають випадки створення україномовного рахунку-фактури, але тоді не потрібно забувати про нотаріальне оформлення перекладу. Таким чином, документ складений двома мовами є особливою умовою ведення зовнішньо-господарської діяльності.
Аналогічно до мови, якою виставляється рахунок, є вимоги і до валюти оплати. Якщо рахунок-фактура створюється для розрахунків на території України, то єдиною валютою оплати може бути українська гривня. Виняток - у договорі зазначено зміна вартості товару або послуг за умови коливання курсу іноземної валюти. При здійсненні зовнішньоекономічної діяльності необхідно зазначати вартість господарської операції в одній з міжнародних валют або валюті країни одержувача, в залежності від умов співпраці.
З умови використання іноземної валюти не буде зайвим вказати валюту розрахункового рахунку для оплати, і для уникнень непорозумінь, затримок та подвійної конвертації краще щоб валюту інвойсу та банківського рахунку співпадали.
Звичайно, якщо виписувати рахунок-фактуру для виконання робіт чи надання послуг, то умови доставки будуть трохи не доречними, хоча по аналогії можна зазначити час та дату виконання робіт та послуг відповідно.
Протилежна ситуація з доставкою товарів, умови постачання можна прописувати в договорі –, чи включається до вартості товару, за чий рахунок відбувається доставка та транспорт якої компанії використовується або взагалі покупець самостійно своїм транспортом забирає товар. Якщо ж рахунок виставляється після попередньої усної домовленості – зазначте дані про доставку або самовивіз, це допоможе уникнути непорозумінь між контрагентами та, в разі перевірки, контролюючими органами.
Згадані вище поради – це лише базові рекомендації, які допомагають уникнути основних помилок. Для ефективної роботи та раціонального використання часу все ж таки є перевага комп’ютерних програм та сайтів над старим «ручним» способом створення рахунків.
Використовуючи веб-сайт BitFactura, ви одразу отримуєте:
І це лише мінімальний перелік можливостей, оскільки кожен підприємець зможе використати BitFaktura у своїй діяльності і обов’язково залишиться задоволеним.
Спробуйте і переконайтесь у цьому і Ви!
До 30 червня 2024 року українці можуть займатися та здійснювати господарську діяльність у Польщі Польща взяла участь у наданні допомоги воєнним біженцям e зв'язку з початком збройного конфлікту на території України 24 лютого 2022 року. Як країна, вона запропонувала українцям не тільки матеріальну підтримку та безпечний притулок, а й допомогу в легальному розвитку власних підприємств на території країни. Як виглядають чинні нормативні акти і коли вони можуть змінитися?
До 30 червня 2024 року українці можуть займатися та здійснювати господарську діяльність у Польщі
Польща взяла участь у наданні допомоги воєнним біженцям e зв'язку з початком збройного конфлікту на території України 24 лютого 2022 року. Як країна, вона запропонувала українцям не тільки матеріальну підтримку та безпечний притулок, а й допомогу в легальному розвитку власних підприємств на території країни. Як виглядають чинні нормативні акти і коли вони можуть змінитися?
Кшиштоф Кроль
Як створити рахунок-проформу?
Все що Ви повинні знати про рахунок-проформу. Безкоштовний бланк рахунка-проформи для використання онлайн
Maрго Овсієнко
0% чи без ПДВ – яку ставку вказати на рахунку-фактурі?
Податок на додану вартість (ПДВ) — це непрямий податок, який включений до вартості товарів (робіт або послуг) та сплачується покупцем.
Анна
Як вибрати бухгалтерську програму Дізнайтеся як вибрати найкращу програму для бухгалтерії для Вашої компанії. Ми створити перелік і опис найпопулярніших програм – перевірте найважливіші.
Як вибрати бухгалтерську програму
Дізнайтеся як вибрати найкращу програму для бухгалтерії для Вашої компанії. Ми створити перелік і опис найпопулярніших програм – перевірте найважливіші.
7 порад для виставлення бездоганних рахунків-фактур Дізнайтеся як правильно виставити рахунок-фактуру
7 порад для виставлення бездоганних рахунків-фактур
Дізнайтеся як правильно виставити рахунок-фактуру
Кошторис – як створити ідеальний Як створити правильний кошторис швидко – читайте в статті
Кошторис – як створити ідеальний
Як створити правильний кошторис швидко – читайте в статті
Рахунок-фактура: шаблон майбутнього Дізнайтеся все про специфіку рахунка-фактури – вимагані реквізити, рахунки фактури з ПДВ і без, підписи на рахунках, виставлення онлайн і в паперовій формі.
Рахунок-фактура: шаблон майбутнього
Дізнайтеся все про специфіку рахунка-фактури – вимагані реквізити, рахунки фактури з ПДВ і без, підписи на рахунках, виставлення онлайн і в паперовій формі.
Накладна онлайн – як зробити? Як створити накладну – пояснення і шаблони – все що потрібно знати про накладну. Види накладних – паперові і онлайн.
Накладна онлайн – як зробити?
Як створити накладну – пояснення і шаблони – все що потрібно знати про накладну. Види накладних – паперові і онлайн.
Рахунок-проформа: визначення та приклади використання Все що повинні знати про рахунок-проформу – вимоги, зразки, застосування.
Рахунок-проформа: визначення та приклади використання
Все що повинні знати про рахунок-проформу – вимоги, зразки, застосування.
Акти виконаних робіт – про що потрібно пам’ятати ✍️ Акти виконаних робіт - зразок / бланк. Як правильно скласти? Що робити, коли допустили помилку?
Акти виконаних робіт – про що потрібно пам’ятати
✍️ Акти виконаних робіт - зразок / бланк. Як правильно скласти? Що робити, коли допустили помилку?
Безкоштовна програма для виставлення рахунків-фактур На ринку ви можете знайти багато додатків та програм, які надають можливість виставляти бухгалтерські документи.
Безкоштовна програма для виставлення рахунків-фактур
На ринку ви можете знайти багато додатків та програм, які надають можливість виставляти бухгалтерські документи.
Рахунок-фактура для клієнта з ЄС за послугу Якщо серед Ваших підрядників є також підрядники, які працюють за межами України і працюють в межах Європейського Союзу, тоді вам потрібно виставляти європейський рахунок-фактуру (ЄС).
Рахунок-фактура для клієнта з ЄС за послугу
Якщо серед Ваших підрядників є також підрядники, які працюють за межами України і працюють в межах Європейського Союзу, тоді вам потрібно виставляти європейський рахунок-фактуру (ЄС).
Відсоткова знижка на рахунку-фактурі Як додавати знижки на фактурі – все що Ви повинні знати
Відсоткова знижка на рахунку-фактурі
Як додавати знижки на фактурі – все що Ви повинні знати
Як створити рахунок-проформу? Все що Ви повинні знати про рахунок-проформу. Безкоштовний бланк рахунка-проформи для використання онлайн
Що таке рахунок-фактура — визначення Рахунок-фактура на оплату – найважливіше. Бланк рахунка-фактури – безкоштовно.
Що таке рахунок-фактура — визначення
30 днів безкоштовно в BitFaktura